Minggu, 11 Januari 2009

Manajemen Pengetahuan


Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan.

a. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi).

b. Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.

c. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

d. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain.

1) Explicit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.

2). Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.

e. Manajemen pengetahuan (KM) Definisi mengenai KM tergantung dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Organisasi intelejen militer akan mempunyai definisi yang berbeda mengenai pengetahuan dibandingkan dengan perusahaan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Manajemen Pengetahuan & Implementasinya pada TI

Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan merupakan konsep lama, perbedaannya KM memungkinkan kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. (We don't have to always reinventing the wheel ). Konsep KM ini menjadi populer karena kompetisi yang kian tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better. Kalau saja kita hanya melakukan sesuatu untuk organisasi agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about re-engineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita berbicara kecepatan (velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keharusan.

KM terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. Dalam konteks secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.

Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M (man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi KM maka manusialah yang merupakan aset yang paling berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orang-orang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu; pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi. Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, sehingga dapat terakumulasi dan akhirnya menjadi aset organisasi.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar