Knowledge Management Program Implementation Tips & Guidelines “A Practitioners Point of View”

How to assess an environment & begin implementing a Knowledge Management Program:

1. Develop an information/content management survey.
2. Identify the gaps in current information/content management methodologies, identifying information categories, types, access locations, owners/authors, usage, effectiveness, feedback, and any existence of communities of practice.
3. Build relationships by leveraging the people and the work they have been doing in trying to organize their information/content. Do not discredit people’s attempts build upon them.
4. Build a comprehensive taxonomy and migration plan and begin moving current information into new taxonomy.
5. Develop information/content management processes, roles and responsibilities.
6. Build digital communities of practice to keep your core knowledge champions and mentors engaged.
7. Set expectations/objectives for information provision and use.
8. Conduct knowledge management awareness seminars addressing issues of "Knowledge is power," "Not my job," and "I don’t have time."
9. Develop incentive methodologies to encourage quality contribution of information/content.
10. Develop constant and consistent communication methodologies to keep people excited and informed.

How to avoid pitfalls and obstacles during Knowledge Management Implementation:

1. Educate, communicate, educate, and communicate.
2. When assessing an opportunity that requires people’s time give a plan of action back designed to fix their problem and deliver on that plan by exceeding expectations. (ROT) return on time. This builds creditability & trust. People spread good news and bad news with the same enthusiasm.
3. Don’t become discouraged with push back. Exercise the 20 – 30 – 50 rule. 20 % of the culture will be willing to change; 30 % will resist change, and 50 % will be undecided. Focus on the 50 % undecided. Give rave recognition to the 20% that are participating and the 50 % will soon follow. After 70% of the organization has crossed over the 30% will stand so far outside the circle they will be obligated to join or lose creditability.

How to obtain support for a Knowledge Management project at the Executive Level:

1. Find an opportunity to apply KM principles and practices in a small pilot; show the benefit and support will soon follow. You are building a reputation; respect for your efforts will follow your ability to improve the existing environment.
2. Show the return on investment in quantitative or qualitative terms in areas of increased productivity, increased capacity, and time savings. (Increased innovations would be nice, too) Some companies or industries are more conducive to innovations by design (i.e. drug & food) than others, but innovation is still valid in all areas.

How to evaluate and chose the right Knowledge Management Technology:

1. Develop your people, process, and content components first and then select a technology to enable them.
2. Many vendors claim to have a KM solution. You may find that no one technology or tool will work for your environment. Many tools/technology may have to be integrated into back-end architecture to meet all the requirements.
3. Run a side by side comparison of each tool/technology weighing the risk, benefits, pros & cons in the areas of functionality provided to meet your requirements; evaluate long-term relationship/costs with supplier. Do they insist on their knowledge engineers be used any time new functionality or changes need to be made or knowledge provided? Does it make more sense to develop a knowledge management environment of knowledge managers, engineers, practitioners, editors, etc. within your company?
4. Technology is changing all the time; be sure your knowledge infrastructure can adjust; plug and unplug technologies without breaking your people, process, and content components.

How to measure the result of Knowledge Management Implementation:

1. After determining the gaps rate the environment with levels of KM maturity. Example: Level 0 (No plan to fill gap), Level 1 (Planned), Level 2 (Developed), Level 3 (Deployed), Level 4 (Performed), Level 5 (Adopted). After the program has been adopted measure the usage and effectiveness of the KM processes and products being used to accelerate the pre-KM environment. The success or failure of the environment will be a direct reflection of the KM processes and products.
2. Before implementing knowledge management principles and practices into a targeted department or organization record previous moral, productivity, & bandwidth. After implementation use story-telling for a qualitative measure of morale and look for quantitative methods to measure the delta in productivity and bandwidth or increased capacity. Time to access information before and after, time spent researching & rediscovering before accessing a knowledge base of previously discovered answers or solutions.
3. Replace the traditional industrial age practice of “create more quantity when asked for it, with provide more value when made aware of it”. To simply demand information contribution by metric may result in poor quality information; further resulting in the reactionary practice of cleansing.
4. Integrate communities of practice into your KM program and measure the productivity and efficiency gains of digitally collaborating on common objectives vs. E-Mail correspondence and cost intensive physical status update and action assigning meetings.

Capture Knowledge

Bagi organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka.

Techniques Covered

1. On-site Observation (Action Protocol)

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

3. Consensus Decision Making

4. Nominal Group Technique

5. Repertory Grid

6. Delphi Method

7. Concept Mapping

8. Blackboarding

1. On-site Observation (Action Protocol)

* Process of observing, interpreting, and recording problem-solving behavior while it takes place

* More listening than talking

* Some experts do not like to be observed

* Fear of ‘giving away’ expertise is a concern

* Process can be distracting to others in the setting

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

* Unstructured approach to generating ideas about a problem

* All possible solutions considered equally

* Emphasis is on the frequency of responses during the session

* Idea generation, followed by idea evaluation

o Role of Knowledge Developer in Brainstorming Session

* Introduce brainstorming session

* Give experts a problem to consider

* Prompt experts to generate ideas

* Watch for signs of convergence

* Call for a vote or a consensus to reach agreement

o Electronic Brainstorming

+ Computer-aided approach to dealing with multiple experts

+ Begin with a pre-session plan that identifies objectives and structures the agenda

+ Allow two or more experts provide opinions through PCs asynchronously

+ Protect shy experts and prevents tagging comments to individuals

# Protocol Analysis

* Think-aloud method

* Expert keeps talking, speaking out loud while solving a problem

* Effective source of information on cognitive processes

* Makes expert cognizant of the processes being described

* Similarity / Difference to On-site Observation

3. Consensus Decision Making

* Clear agreement regarding the best solution to a problem

* As a tool, it follows brainstorming

* Procedure ensures fairness and standardization in the way experts arrive at a consensus

* Can be tedious and take hours

* The rigidity of the consensus method can be a problem for many experts

4. Nominal Group Technique (NGT)

* Provides an interface between consensus and brainstorming

* Panel of experts becomes a “nominal” group whose meetings are structured in order to effectively pool individual judgment

* An ideawriting or idea generation technique

NGT Procedure

Each expert is asked to list pros and cons of the problem or alternate solutions

A list of all pros and cons are compiled

Each expert is given the list and asked to rank them on basis of their priorities

Knowledge developer lead a discussion on the relative ranks in hope of getting possible solutions

A group discussion is followed to choose the “best” solution from the alternatives

NGT (Advantages)

Effective in multiple expert knowledge capture, especially when minimizing differences in status among experts

In NGT, each expert has an equal chance to express ideas in parallel with other experts in the group

With discussion proceeds in sequential order, NGT can be a more efficient and productive approach than brainstorming

NGT (Drawbacks)

Technique can be time consuming

Has been known to promote impatience among experts who must listen to discussions with other experts

With experts sharing expertise, things can jell in adopting the best solution

NGT is ideal in situations of uncertainty regarding the nature of the problem

5.The Repertory Grid

Domain expert viewed as a scientist who categorizes a problem domain using his or her own model

Grid used to capture and evaluate the expert’s model

Experts see problems based on reasoning that has stood test of time

A representation of the experts’ way of looking at a particular problem

A grid is a scale or a bipolar construct on which elements are placed within gradations

The Repertory Grid (Pros and Cons)

Benefit: May prompt the expert to think more seriously about the problem and how to solve it.

Drawback: Difficult to manage when large grids are accompanied by complex details

Because of complexity and manageability, the tool is normally used in the early stages of knowledge capture

6. Delphi Method

A survey of experts

A series of questionnaires used to pool experts’ responses in order to solve a difficult problem

Each expert’s contributions shared with rest of experts by using results of one questionnaire to construct the next questionnaire

Delphi Method (Pros and Cons)

Pros

Anonymous response

Controlled feedback

Statistical group response

Cons

7. Concept Mapping

A network of concepts, consisting of nodes and links

A node represents a concept and a link represents the relationship between concepts. (See next slide)

An effective way for a group to function without losing their individuality

8. Blackboarding

Assumes all participants are experts with unique experience

Each expert has equal chance to contribute to the solution via the blackboard

Process continues until the problem has been solved

Diverse approaches to problem solving

Manajemen Pengetahuan

Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan.

a. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi).

b. Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.

c. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

d. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain.

1) Explicit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.

2). Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.

e. Manajemen pengetahuan (KM) Definisi mengenai KM tergantung dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Organisasi intelejen militer akan mempunyai definisi yang berbeda mengenai pengetahuan dibandingkan dengan perusahaan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Manajemen Pengetahuan & Implementasinya pada TI

Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan merupakan konsep lama, perbedaannya KM memungkinkan kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. (We don't have to always reinventing the wheel ). Konsep KM ini menjadi populer karena kompetisi yang kian tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better. Kalau saja kita hanya melakukan sesuatu untuk organisasi agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about re-engineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita berbicara kecepatan (velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keharusan.

KM terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. Dalam konteks secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.

Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M (man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi KM maka manusialah yang merupakan aset yang paling berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orang-orang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu; pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi. Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, sehingga dapat terakumulasi dan akhirnya menjadi aset organisasi.

Deskripsi Knowledge Management dalam Organisasi Modern

Jakarta (ANTARA News) - Isu tentang implementasi Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) sebagai hal penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan, belakangan semakin banyak dibicarakan dalam kaitan manajemen modern.

Knowledge Management (KM) sebagaimana yang didefinisikan oleh Amrit Tiwana dalam bukunya "The Knowledge Management Toolkit (2000)" adalah: pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja yang prima.

KM dipandang penting, karena implementasinya memberi manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta pengembangan produk.

Sebuah contoh betapa pentingnya peran KM adalah apabila perusahaan menghadapi kasus pengunduran diri dari karyawan yang memiliki knowledge menonjol, sementara pada saat itu belum ada transfer knowledge bagi penggantinya. Bisa terjadi kepindahan karyawan itu diikuti dengan kepindahan pelanggan.

Di tengah situasi seperti itu, kehadiran buku baru tentang KM memberi makna penting mengingat literatur sejenis dalam bahasa Indonesia masih sangat kurang.

Buku karya Ningky Munir, staf pengajar Sekolah Tinggi Manajemen PPM (STM PPM) yang terbit Maret 2008 bisa menjadi alternatif literatur tentang KM.

Buku setebal 99 halaman itu berjudul "Knowledge Management Audit", PPM Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan diterbitkan oleh Penerbit.

Keterbatasan literatur KM di Indonesia menyebabkan acuan penulis seperti yang terpampang pada daftar pustaka berasal dari literatur asing. KM adalah disiplin ilmu yang bisa dikatakan masih muda.

Sejak dipopulerkan tahun 1980-an, KM kini makin sering dibicarakan di antara para akademisi. Situs publikasi sekolah bisnis terkemuka di AS Harvard Business School dan INSEAD (Institut Europeen d'Administration des Affaires) sejak 1996 telah menambah kategori baru Knowledge Management (hal 6).

Buku tersebut berpijak pada penekanan tentang audit, namun pembahasan tentang fondasi buku seperti penjelasan tentang data, informasi, jenis pengetahuan serta tingkat dan komponen pengetahuan terasa terlalu ringkas.

Buku karya Paul L. Tobing berjudul "Knowlwdge Management; Konsep, Arsitektur dan Implementasi" (Graha Ilmu 2007), sebagai buku KM terasa lebih membumi. Paul yang memiliki latar belakang kademisi sekaligus praktisi mampu memberi ilustrasi tentang konsep-konsep dasar KM secara lebih nyata.

Namun, buku Audit KM milik Ningky memberi paparan yang pas untuk pertanyaan-pertanyaan praktis seperti kenapa dua perusahaan atau organisasi yang mempunyai produk yang sama, beroperasi di daerah yang sama tetapi memiliki kinerja yang jauh beda.

Buku ini berisi paparan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan kemampuan, bukan hanya semata-mata dari sumberdaya tradisional seperti sumberdaya alam, tenaga kerja dan dana melainkan juga sumberdaya tanwujud (intangible resource), yaitu pengetahuan (intellectual Capital).

KM Audit versi Ningky dilengkapi dengan ilustrasi dan tabel serta kuesioner, untuk memudahkan pembaca dalam memahami isinya, tetapi bahasa penyampaiannya kurang santai.

Buku yang terbagi menjadi 7 (tujuh) bab ini didahului oleh 2 (dua) bab pertama tentang uraian konsep dan teori dasar pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Sekaligus berisi argumen tentang pentingnya pengetahuan sebagai sumber daya yang paling strategis di organisasi serta "manfaat" manajemen pengetahuan.

Menarik dicermati tentang hasil survey yang dilakukan oleh PPM Manajemen, tahun 2005-2007 bahwa masih cukup banyak organisasi berorientasi laba yang belum kenal dengan Manajemen Pengetahuan.

Responden yang diambil PPM Manajemen adalah 36 BUMN, 86 perusahaan swasta nasional skala besar, 61 swasta nasional skala menengah-kecil serta 6 perusahaan multinasional.

Dikutip dari :Dyah Sulistyorini